Mediante el presente documento EL CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. (la copropiedad) da a conocer, a clientes, visitantes, proveedores, contratistas, subcontratistas, empleados y/o colaboradores, los términos y condiciones para el tratamiento de la información y el manejo de bases de datos que rige su ejercicio comercial en desarrollo de su objeto social, (medición de niveles de satisfacción, información sobre campañas publicitarias y campañas promocionales, realización de encuestas, ofrecimiento de servicios de administración de propiedad colectiva y otros fines lícitos de orden comercial, atención y respuesta a peticiones, quejas y reclamos de los titulares de los datos y de las autoridades y demás usos administrativos, legales, comerciales o publicitarios) conformando una política consiente sobre la responsabilidad que le asiste en materia de Tratamiento y Protección de datos Personales.

Los datos personales que se obtengan en virtud del ejercicio del objeto social de la copropiedad serán tratados conforme a los principios y directrices establecidas en la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios 1377 de 2013, 1081 de 2015, 1074 de 2015, y demás normas y decretos que tengan relación y regulen la materia.

La  información y datos personales/comerciales suministrados podrán ser procesados, recolectados, almacenados, usados, circulados, suprimidos, compartidos, actualizados, transmitidos y/o transferidos a proveedores del Centro Comercial, de acuerdo con los términos y condiciones de la Política de Privacidad de Información, principalmente para entrega de beneficios a través del Programa fidelización de clientes, fines comerciales, de publicidad y/o fines administrativos, registros contables y reportes a autoridades de control y vigilancia.

Para tales fines, se tendrá como domicilio de la copropiedad: La Transversal 100ª # 80ª – 20 Bogotá Colombia, correo electrónico servicioalcliente@portal80.com, portal virtual www.portal 80.com.co, teléfono PBX: (57) 1 433-9944 persona de contacto director del área comercial.

Para todos los efectos este documento, podrá ser consultada en el portal virtual de la copropiedad en la dirección: https://www.portal80.com.co/habeas-data/ 

La presente política de tratamiento y protección de datos personales se aplicará a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por la copropiedad, considerándola como responsable o encargada del tratamiento de los datos personales.

No obstante, cabe señalar que se debe brindar en primera instancia, la protección a los intereses y necesidades de los titulares de la información personal tratada por LA COPROPIEDAD; priorizar el cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, al igual que cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada. Todos los clientes, visitantes, proveedores, contratistas, subcontratistas, empleados y/o colaboradores que tengan relación con la copropiedad y que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.

Toda la información recolectada y almacenada en cualquier medio por la copropiedad, a través de sus diferentes canales de comunicación, en medios digitales o impresos y que conforma las bases de datos obtenida de clientes, visitantes, proveedores, empleados, socios, comunidad en general, se rige por las siguientes políticas de uso y su información será manejada como información altamente confidencial.

DESTINATARIOS

La presente política de tratamiento de datos personales está dirigida a clientes, visitantes, proveedores, contratistas, subcontratistas, empleados, colaboradores y comunidad en general con el objeto de que tengan a su disposición la información necesaria y suficiente sobre el tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos en calidad de titulares.

OBLIGACIONES – AMBITO DE APLICACIÓN

Las políticas y procedimientos contenidos en este documento serán aplicables a los datos de carácter personal, registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte del CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H.

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para el CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. en calidad de responsable del tratamiento de datos, así como para sus órganos de Administración, trabajadores y/o colaboradores responsables de la administración y gestión de bases de datos personales de la copropiedad, en especial aquellos encargados de la gestión documental física y/o digital, compilación de información personal, tramitación de peticiones, quejas y reclamos, entre otros relacionados con la ley de protección de datos personales.

Tanto el responsable como los encargados deben salvaguardar la seguridad de las bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del tratamiento.

DEFINICIONES

Para efectos de una mejor comprensión de la presente política de tratamiento de datos personales conforme a la legislación vigente, nos permitimos relacionar los siguientes términos para los diferentes grupos de interés. Las definiciones en este documento son acordes a la normatividad vigente en Colombia en lo que refiere a tratamiento y protección de bases de datos personales y en cumplimiento de la ley 675 de 2001 y del Reglamento de Propiedad Horizontal de la copropiedad.

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
2. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
3. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales y/o jurídicas determinadas o determinables.
4. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
5. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento; cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
7. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
8. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
9. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
10. Datos semiprivados: Son datos que no tienen una naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular, sino a un grupo de personas o la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la autorización expresa del titular de la información. Puede estar contenido en datos financieros y crediticios.
11. Trasferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

El tratamiento que realizará el CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. con la información personal obtenida en virtud del ejercicio de su objeto social será el siguiente: Recolección, almacenamiento, uso, circulación y trasmisión.

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de los datos realizada por la copropiedad deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad bajo la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la ley.

Para que el CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. realice cualquier acción de tratamiento de datos personales, se requiere la autorización previa e informada del titular la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de confirmación posterior. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al titular su manifestación automatizada o por escrito o de forma oral.

EL CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. adoptará los procedimientos necesarios para solicitar, a más tardar en el momento de recolección de los datos, la autorización del titular para el tratamiento de los mismos e informará los datos personales que serán recolectados, así como todas las finalidades específicas del tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento. Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por el CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

En caso de realizar cambios sustanciales en el contenido de la política de tratamiento, relacionados con la identificación del responsable y la finalidad del tratamiento de datos personales, la copropiedad comunicará sobre estos cambios a los titulares por cualquier medio expedito de comunicación. Cuando el cambio se refiera a modificaciones en la finalidad del tratamiento, el CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. obtendrá del titular una nueva autorización.

DERECHOS DE LOS TITULARES

De acuerdo con lo contemplado en el marco normativo de protección de datos personales, los titulares de los datos podrán en cualquier momento ejercer los siguientes derechos: 

1. Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
2. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
3. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la copropiedad. Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
4. Ser informado por parte del encargado del tratamiento designado o directamente por el responsable, previa solicitud, respecto del uso dado a los datos personales suministrados.
5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente al respecto.
6. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
7. Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

Los derechos de los titulares aquí relacionados podrán ejercerse por las siguientes personas:

1. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios puestos a disposición.
2. Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
3. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN

EL CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. no requerirá autorización previa del titular para realizar cualquier tratamiento de datos personales en los casos que a continuación se relacionan:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el registro civil de las personas.

DEBER DE INFORMAR AL TITULAR

EL CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. al momento de solicitar al titular la autorización, deberá informar de forma clara y expresa lo siguiente:

• El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad de este.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que sean hechas, cuando versen sobre datos sensibles o de niñas, niños y adolescentes.
• Los derechos que le asisten como titular.
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION, SUSPENSIÓN, ACTUALIZACIÓN

El titular podrá en cualquier tiempo solicitar al CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. la eliminación, actualización, o suspensión de los datos personales, para ello procederá la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H.

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La Administración del CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. será la encargada de dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos (peticiones, consultas o reclamos). Los canales para dicho fin serán los que a continuación se relacionan: 

• Punto de información
• www.portal80.com.co

El que el Titular de información no dirija su petición, consulta o reclamo al área aquí indicada no releva al responsable del tratamiento de resolverlo.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, EL CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H.  presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de los derechos en cabeza del titular.

Para la radicación y atención de las solicitudes presentadas por los titulares la copropiedad requiere la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos,
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto),
• Medios para recibir respuesta a su solicitud,
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información),
• Firma (si aplica) y número de identificación. 

El término máximo previsto por la ley para resolver la reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha del recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, el CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales -.

INFORMACIÓN PERSONAL DE LOS MENORES DE EDAD

El tratamiento de datos de menores de edad se realiza siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, y actúen a través sus padres o por quienes tengan la patria potestad del menor o su representación legal.

DEBERES DEL CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. EN EL TRATAMIENTO DE DATOS

En cumplimiento de la presente política de tratamiento de datos personales, la copropiedad cumplirá de cara a los titulares con los siguientes deberes: 

1. Garantizar al titular en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
2. Solicitar y conservar en las condiciones prevista en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Asegurarse de tomar las medidas necesarias orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad que impidan adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos suministrados por los titulares.
5. Actualizar la información suministrada por el titular, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. 
6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. 
7. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley. 
8. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. 
9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley. 
10. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
11. Informar a la autoridad respectiva cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad o exista el riesgo en la administración de la información de los titulares.
12. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.

MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN

El CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. toma todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y organizacional, conducentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado. La aplicación de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservación, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.

POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H.

Los parámetros de seguridad de la copropiedad se encuentran respaldados por las políticas de seguridad de la información, construidas bajo las mejores prácticas y estándares de seguridad existentes y dando cumplimiento a las regulaciones vigentes. Dichas políticas son de estricto cumplimiento por los órganos de administración, trabajadores y colaboradores vinculados directa o indirectamente con el CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H.

MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS

La copropiedad se reserva el derecho de modificar la presente política de tratamiento de datos personales según lo requiera para su normal y óptima operación en cumplimiento de la normatividad vigente y la reglamentación adoptada por el CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. No obstante, en caso de cambios sustanciales en el contenido de la política se dará a conocer su última versión a través de medios de comunicación físicos y/o electrónicos.

En caso de materializarse cambios en lo que se refiere a la finalidad del tratamiento, el CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. solicitará una nueva autorización al titular de datos personales a través de los canales de comunicación previamente establecidos por los interesados. Si en el término de treinta (30 días) hábiles, contado a partir de la fecha de envío de la respectiva comunicación, el titular no se ha puesto en contacto con el responsable del tratamiento o sus delegados (encargado del tratamiento) para solicitar la actualización, supresión, o suspensión de sus datos personales en los términos de esta política de tratamiento de datos personales, la copropiedad, podrá continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para las finalidades indicadas.

ACEPTACIÓN DE ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD

El titular de la información ACEPTA el tratamiento de sus datos personales conforme a las finalidades de la presente política al ingresar a las instalaciones físicas o página web del centro comercial, contraer vínculo laboral y/o comercial según sea el caso, o cualquier otro vinculo contractual.

NO OBLIGACIÓN DE INSCRIBIR BASE DE DATOS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

De conformidad y en los términos del Decreto 090 de enero 18 de 2018, el CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H., entidad sin ánimo de lucro, sometida al régimen de propiedad horizontal no está obligada a inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

VIGENCIA

La presente política de tratamiento de datos personales entrará en vigencia a partir del 16 de junio de dos mil veintitrés (2023).

Las bases de datos del CENTRO COMERCIAL PORTAL DE LA 80 P.H. estarán vigentes durante el periodo necesario para cumplir las finalidades establecidas en la presente política de tratamiento de la información, sin embargo, los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, siempre y cuando no tengan un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos.